Social Media brengt je event verder!

 

Social Media en events, volgens mij is het een gouden combinatie. Afgelopen zaterdag was ik voor de tweede keer verantwoordelijk voor social media op het event De Better2Gether Day. Rond 11 uur zag ik in een tweet dat #b2gday – op basis van de afgelopen 4 uur – in de top 10 stond van trending topics op Twitter.

 

In de pauze werd ik door meerdere mensen aangesproken. Ze vonden dat social media perfect onderdeel uitmaakte van het event. Ook kwamen er mensen enthousiast vertellen dat ze voor het eerst echt de kracht van social media inzagen.

 

Het event ging verder dan de zaal, er gingen mensen meedoen die niet aanwezig waren. Vlak na 1-en zelfs heel even op nummer 5 in de lijst van trending topics! En dat met een event van 100 deelnemers. Laten we eerlijk zijn, het was zaterdagochtend en er gebeurde verder niet direct heel veel schokkends in Nederland, maar toch; trending topic met “slechts” 100 man.

 

Naderhand vroegen meerdere mensen mij hoe dit nou eigenlijk kon en ik besloot er deze blog over te schrijven! Om social media succesvol in te zetten bij events moet je rekening houden met drie verschillende fasen, namelijk 1.) voorafgaand, 2.) tijdens en 3.) na het event, maar laten we eerst stil staan bij de “waarom?”

 

Waarom is het belangrijk?

 

We leven in een wereld waar steeds meer online gebeurt. Online verkort afstanden en bestendigt relaties tussen mensen omdat je snel en gemakkelijk met elkaar in contact komt en ervaringen kan delen. Het elkaar fysiek (offline) ontmoeten blijft voor mensen echter nog steeds een sterke behoefte. Op zoek gaan naar de combinatie van beiden lijkt dan ook het devies; online zorgt voor een groter bereik van offline en offline maakt online “echter”.

 

Voorafgaand aan het event

 

Een niet te onderschatten fase, omdat je hier de basis legt voor een succesvol event en de inzet van social media. Begin met het opstellen van een social media strategie rondom je event. Wat maakt dat je dit evenement organiseert, waarom zouden mensen er naar toe moeten komen en wie is je doelgroep?

 

Bedenk vervolgens welke content hierbij past. Is je doelgroep meer visueel ingesteld of juist op zoek naar inhoud? Bepaal ook welke kanalen passen bij jouw event en je doelgroep. Besef hierbij dat het bijhouden van verschillende social media kanalen ook betekent dat het een grote tijdsinvestering vraagt. Beter minder kanalen intensief gebruiken, dan meerdere slechts half.

 

Stel voor jezelf een duidelijke contentkalender op voor de komende periode, begin op het moment dat je je evenement bekend maakt (of zelfs eerder als je alvast een “teaser” wilt laten zien). Zorg hierbij voor variatie en zoek de interactie. Maar leg ook al deels vast wanneer (op welke dagen en welke tijdstippen) je welke informatie gaat delen? Je kunt gebruik maken van bijvoorbeeld BufferApp om je updates alvast vooruit te plannen.

 

Gebruik in al je communicatie omtrent het evenement dezelfde hashtag en monitor deze. Hootsuite is een handige en gratis online tool. Zorg voor een unieke hashtag, zodat er geen vervuiling optreed en updates over jouw evenement gemixed worden met updates die er niks mee te maken hebben. Je zult zien dat de hashtag wordt herkend en wordt gebruikt in berichten van anderen. Hier ligt een kans om voorafgaand aan het event al de interactie op te zoeken met (potentiele) deelnemers.

 

Tijdens het event

 

De grote dag is aangebroken en aan het einde van de dag hoop je dat mensen geïnspireerd, met mooie ervaringen en nieuwe inzichten naar huis gaan. Sommige deelnemers delen ’s ochtends al iets over jouw event . Begin al vroeg met het monitoren van je hashtag (en uiteraard ook je (bedrijfs)naam), zodat je hier op kunt reageren. Zorg dat mensen bij binnenkomst direct worden getriggerd tot interactie door gebruik te maken van een social media wall (LiveWall en TweetBeam zijn er twee waarmee ik graag werk).

 

Maak social media een integraal onderdeel van je event, door online en offline samen te brengen; laat sprekers verwijzen naar social media en verwijs op social media naar de sprekers. Doe online verslag van het evenement en roep de deelnemers zowel online als offline op om via social media vragen stellen, hun inzichten en doelen voor de dag te delen. Vergeet hierbij de hashtag niet. Ga vervolgens de interactie met ze aan, stel vragen n.a.v. hun tweets (of updates op andere platformen) en daag ze uit om inhoudelijker te reageren; dit zal dan ook gebeuren.

 

Volgers van de deelnemers vragen zich af wat die specifieke hashtag betekent en waar de tweets over gaan. Een aantal stellen deze vraag ook of zullen direct actief gaan participeren. Het evenement reikt verder dan alleen de deelnemers in de zaal. Je bereikt een grotere doelgroep dan wanneer je je event alleen offline zou organiseren. Tijdens de Better2Gether Day werden niet aanwezigen ook geïnspireerd, sprekers werd een extra podium geboden en de bekendheid van de organisatie achter het evenement steeg. Er diende zich via Twitter zelfs een spreker aan voor het volgende event.

 

Na het event

 

Wanneer je event offline is afgelopen gaat deze online nog verder. Deelnemers vatten in een tweet de dag samen of praten online nog met elkaar na. Stop dan ook niet met monitoren als men aan de borrel begint, maar blijf online “in gesprek”.

 

Ook zijn er deelnemers die de volgende dag nog iets delen over je event. Blijf ook de dagen na het evenement de interactie met ze aangaan. Wellicht hebben ze nog vragen over het event, delen ze nog andere inzichten met je of komt er nieuwe business uit voort. Deel daarnaast ook links met meer informatie over de sprekers, de presentaties en overige informatie die aansluit bij het event.

 

Vergeet vervolgens vooral zelf ook niet om alle reacties naderhand nog eens rustig door te lezen, want zeg nou zelf, wat is er nu leuker dan je eigen event beleven door de ogen van je deelnemers?

 

— Meer weten? Vraag het me gerust via Twitter of LinkedIn

No comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>